CIUDAD, FECHA: | Bogotá, D.C., 18 de Julio de 2009
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PARA: | DIRECTORES, CODIRECTORES, COORDINADORES, LIDERES DE PROCESOS, PERSONAL ADMINISTRATIVO. |
DE: | GERENTE GENERAL |
ASUNTO: | INFORME DE GESTIÓN DE PROYECTOS Entrega y recepción de cargo |
En desarrollo de las políticas de nuestro Sistema Integrado de Gestión - PICASSO, la Gerencia General a través de esta comunicación tiene por objeto fijar los lineamientos generales para la entrega y recepción de los asuntos y recursos de P&Z Servicios Ltda, establecer la obligación para que los funcionarios que dirijan, coordinen, lideren o administren fondos o bienes de P&Z Servicios Ltda, presenten al separarse de sus cargos o al finalizar los proyectos, según el caso, un informe de gestión a quienes los sustituyan en sus obligaciones contractuales, así como de la gestión de los recursos financieros, humanos y administrativos que tuvieron asignados para el ejercicio de sus funciones.
Proceso de la entrega y recepción de cargo:
Este proceso deberá realizarse cuando por causas distintas al cambio de administración se separen de su cargo los funcionarios a quienes obliga esta disposición. En este caso, la entrega y recepción se hará al recibir el cargo por parte del funcionario entrante. Si no existe una designación inmediata de quien deba sustituir al funcionario saliente, la entrega y recepción se hará al funcionario que designe para tal efecto el superior jerárquico del mismo.
Para llevar a cabo la entrega y recepción de los cargos, los funcionarios deben llevar a cabo un acto formal, en el que se haga entrega del informe de gestión realizada por los mismos, en el que en forma global conste el estado del proyecto y/o proceso, a los funcionarios entrantes.
Todos los funcionarios deben mantener actualizados sus registros, controles y demás documentación relativos a su gestión.
Términos
La verificación del contenido del acta correspondiente debe realizarse por el funcionario entrante en un término de diez (10) días, contados a partir de la fecha de entrega y recepción del cargo.
Durante dicho lapso el funcionario saliente podrá ser requerido para que haga las aclaraciones y proporcione la información adicional que le soliciten, salvo que medie caso fortuito o fuerza mayor.
Con relación al informe solicitado, y al proceso de empalme, el término para ejecutarlos no deberá ser superior a 10 días hábiles luego de haber salido del cargo, cualquiera que hubiera sido la causa de ello.
Obligaciones de los funcionarios:
Los funcionarios están obligados a entregar al funcionario entrante un informe de gestión que incluya los asuntos y recursos a su cargo, debiendo remitirse para hacerlo al reglamento y/o normatividad y procedimiento que rija para el proyecto, dependencia o proceso de que se trate.
Así mismo, el funcionario entrante está obligado a recibir el informe respectivo y a revisar su contenido.
La verificación física o revisión que se haga de los diferentes aspectos señalados en el informe de entrega y recepción se realizará dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la firma del documento, para efectos de determinar la existencia o no de irregularidades.
Los funcionarios que se encuentren obligados a realizar la entrega de sus cargos, también deberán presentar el informe a su superior jerárquico.
En caso de muerte, incapacidad por enfermedad o ausencia injustificada del funcionario saliente, el funcionario de jerarquía inmediatamente inferior, previa autorización del jefe inmediato, procederá con dos (2) testigos a realizar el informe, dejando constancia del estado en que se encuentran los asuntos del proyecto y/o proceso, y hará entrega a la persona que sea nombrada transitoria o definitivamente para la sustitución correspondiente, sin menoscabo de la delimitación de responsabilidades.
El funcionario entrante al recibir el cargo, o el encargado firmará el informe con asistencia de dos (2) testigos que él mismo designe, dando éstos constancia del documento sobre el estado en que se encuentran los asuntos del proyecto y/o proceso.
Preparación de la entrega:
La entrega y recepción de los informes es de cumplimiento obligatorio y formal, que deberá efectuarse por escrito describiendo el estado de los recursos administrativos, financieros y humanos, según se trate.
Los funcionarios deberán incluir en el informe de gestión lo siguiente:
- Informe resumido por escrito de la gestión del funcionario saliente con una descripción resumida de la situación del proyecto y/o proceso a la fecha de inicio de su gestión. También las actividades emprendidas y resultados obtenidos durante la misma, señalando especialmente los asuntos que se encuentran en proceso, y por último la situación del proyecto y/o proceso en la fecha de retiro o término de su gestión.
En este aspecto, deben incluirse los indicadores de gestión de y de resultados, articulados al Sistema Integrado de Gestión- Picasso. Ellos deben estar acompañados de las respectivas acciones para la medición, análisis y mejora, siendo informadas a los líderes de cada una de las ramas de Sistema mencionado.
- Detalle pormenorizado sobre la situación de los recursos materiales, financieros y humanos, así como los bienes e inmuebles a su cargo, debidamente actualizados a la fecha de la entrega.
- Detalle de todos los documentos (reglamentos, manuales, procedimientos, contratos, etc.) relacionados con el proyecto y/o proceso.
- En general, los aspectos relacionados con la situación administrativa, desarrollo, cumplimiento o en su caso desviación de actividades y demás información y documentación relativa al proyecto y/o proceso.
En caso de que el funcionario entrante detecte irregularidades en los documentos y recursos recibidos dentro del término señalado en esta circular, debe hacerlas del conocimiento de su superior jerárquico, a fin de que el funcionario saliente pueda proceder a su aclaración dentro de los diez (10) días calendario siguientes.
Divulgación
Los funcionarios a quienes se dirige esta circular deben comunicar a sus colaboradores concernientes las obligaciones establecidas en esta circular, dentro de los diez (10) días siguientes a la recepción de este comunicado.
Atentamente,
CARLOS ALBERTO MARTÍNEZ PALOMO
Gerente General
Proyectó: Lilliana Mayorga Tovar
